Die im elektronischen Archiv abgelegten Dokumente bilden das Rückgrat des Unternehmens. Vom Auftragseingang, über die Kommunikation mit dem Kunden bis hin zur Fakturierung werden sämtliche Belege dem Archiv zugeführt. Zu jeder Zeit kann jeder Mitarbeiter auf sämtliche Vorgänge zugreifen. Endlich Transparenz und Aussagefähigkeit. Das Archiv dokumentiert somit die Vorgänge im Unternehmen.

Der Übergang von einer reinen Belegablage, also dem Archiv, zu einem Dokumentenmanagementsystem ist fließend. Eine scharfe Trennung ist kaum noch möglich.

Dokumentenmanagement umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Ablage, Archivierung und Bereitstellung von Informationen und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen. Die Einführung der DMS ist keine primär technische Aufgabe, sondern eine klassische Organisationsaufgabe. Daher müssen die unterschiedlichen Abteilungen des Unternehmens, die an diesen Prozessen teilhaben, von Anfang an einbezogen werden. Alle im DMS verwalteten elektronischen Dokumente, Vorgänge und Akten unterliegen einem Lebenszyklus, an dessen Ende die digitale Langzeit-Ablage steht. Das Archiv muss in der Lage sein, seinen gesetzlichen Auftrag zu erfüllen. Hier gelten die aktuellen Bestimmungen und Gesetze (GoBD, gültig ab 01.01.2015).

Auch aus rechtlicher Sicht gibt es bei der Archivierung von Dokumenten in Unternehmen Vieles zu beachten. Wussten Sie beispielsweise, dass elektronisch eingegangene Rechnungen nicht ausgedruckt und in Papierform abgelegt werden dürfen? Gerne stehen wir Ihnen zur Seite und umschiffen gemeinsam die Klippen der Bürokratie. Sprechen Sie uns gerne an.